Firmenwagen: Die Dienstkarosse richtig genießen - Steuern in Grenzen halten

Es gibt Schlimmeres, als vom Chef einen Firmenwagen spendiert zu bekommen. Die meisten Begünstigten dürfen ihn auch privat und für den täglichen Arbeitsweg nutzen und sparen sich so die teure Anschaffung und den Unterhalt eines eigenen Wagens. Manche Arbeitnehmer übernehmen sogar freiwillig Sprit- und Reparaturkosten, um überhaupt einen Firmenwagen zu ergattern. Doch Vorsicht: Durch die private Nutzung des Dienstwagens entsteht ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, der entweder pauschal nach der sogenannten Ein-Prozent-Methode oder auf Basis eines Fahrtenbuchs ermittelt werden kann. Wichtig dabei zu wissen: Nur zum Jahresbeginn kann man gemeinsam mit der Firma eine der beiden Methoden wählen. Ein späterer Wechsel im Jahr ist nicht möglich, urteilte der Bundesfinanzhof (BFH, Az. VI R 35/12).

Chefs bevorzugen meist die Ein-Prozent-Regelung, weil die Lohnbuchhaltung damit weniger Arbeit hat. Aber: Wer für alle Fälle trotzdem ein Fahrtenbuch führt, kann in seiner Steuererklärung nachträglich zur Fahrtenbuch­regelung wechseln. Welche Methode günstiger ist, hängt vom Wert des Autos und von der Kilometerleistung ab. Faust­regel: Wer viel privat fährt, kommt mit der Pauschalversteuerung günstiger weg. Wird der Wagen überwiegend beruflich genutzt, lohnt das Fahrtenbuch.

Pauschalsteuer - für Bequeme

Bei der Pauschalversteuerung schlägt der Arbeitgeber für die private Nutzung jeden Monat ein Prozent vom Bruttolistenpreis des Autos auf das Gehalt auf. Gut zu wissen ist dabei: Seit Jahresanfang fördert die Bundesregierung verstärkt Firmenwagen mit Elektro- oder Plug-in-Hybrid-Antrieben und Neuzulassung zwischen Anfang 2019 und Ende 2021. Sie sind aus Sicht des Gesetzgebers weniger umweltschädlich als Autos mit Verbrennungsmotor.

Um E-Autos und Co attraktiver zu machen, wird beim Versteuern der privaten Nutzung nur noch der halbe Listenpreis des Fahrzeugs angesetzt. Für vor 2019 angeschaffte oder geleaste Fahrzeuge darf man die Anschaffungskosten für das Batteriesystem aus dem Listenpreis herausrechnen. Das sind bis zu 7500 Euro, sofern das Auto 2018 angeschafft wurde. Diese Regelung gilt seit Anfang 2018 auch für Brennstoffzellenfahrzeuge (BMF vom 24.1.2018, Az. IV C 6 - S 2177/13/10002). Übrigens: Der Ladestrom vom Chef ist steuerfrei.

Für Fahrten zwischen Wohnung und Job kommen monatlich je Entfernungskilometer 0,03 Prozent (0,015 Prozent für neue Elektro- und Hybridautos ab 2019) des Listenpreises hinzu. Wenigfahrer, die monatlich maximal 15 Tage in die Firma müssen, können den geldwerten Vorteil mit 0,002 Prozent des Listenpreises versteuern, wenn sie ihrem Chef jeden Monat datumsgenaue Aufzeichnungen über die tatsächlichen Fahrten vorlegen (BMF-Schreiben vom 4.4.2018, Az. IV C 5 - S 2334/18/10001).

Haben Sie die Ein-Prozent-Methode gewählt, übernehmen Sie in Ihrer Steuererklärung einfach nur den vom Arbeitgeber bescheinigten Arbeitslohn in die Anlage N. Zum Ausgleich für das Versteuern des geldwerten Vorteils machen Sie bei den Werbungskosten die Entfernungspauschale geltend. Das Finanzamt versteuert immer den vollen Monatsbetrag, auch wenn das Auto nachweislich nur an wenigen Tagen für die private Nutzung in Betracht kam (FG Baden-Württemberg, Az. 6 K 2540/14).

Auch bei gebrauchten Dienstwagen gilt der Listenpreis für Neufahrzeuge. Kosten für Sonderausstattung und ­Extras werden aufgeschlagen, wenn das Fahrzeug bei der Erstzulassung damit ausgestattet war. Nachträglich eingebaute Extras fallen steuerlich nicht ins Gewicht (BFH, Az. VI R 12/09). Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs können Arbeitnehmer eine Minderung des versteuerten geldwerten Vorteils um selbst getragene Einzelausgaben verlangen (BFH, Az. VI R 2/15). Tipp: Selbst bezahlte Spritkosten weisen Sie mit Tankquittungen oder Kontoauszügen nach. Notfalls schätzen Sie den Benzinverbrauch anhand der Verbrauchsangaben des Herstellers.

Keine Privatnutzung, keine Steuer

Eine Korrektur der Lohnsteuer können Sie entweder kurz vor Jahresende beim Arbeitgeber oder per Steuererklärung fordern. Die Korrektur beim Chef hat den Vorteil, dass auch zu viel gezahlte Sozialabgaben erstattet werden. Das Finanzamt zahlt nur die überzahlte Lohnsteuer zurück.

Grundsätzlich reicht schon die Möglichkeit einer privaten Nutzung dafür aus, dass eine Steuerpflicht entsteht (BFH, Az. VI R 39/13). Verbietet dagegen der Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung die private Nutzung, muss man nichts versteuern. Das gilt auch für volle Monate, in denen man krankheitsbedingt fahruntüchtig war oder den Führerschein abgeben musste (FG Düsseldorf, Az. 10 K 1932/16 E).

Fahrtenbuch - für Fleißige

Wer dem Finanzamt nachweisen will, dass der Dienstwagen nur in geringem Umfang privat genutzt wird, muss ein Fahrtenbuch führen. Erfolg hat nur, wer das ganze Jahr hindurch akribisch wie ein preußischer Beamter jede Fahrt zeitnah aufschreibt. Wichtig hierbei: Notieren Sie bei Dienstfahrten Datum, Ziel, Zweck, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt sowie die Namen der besuchten Kunden oder Geschäftspartner. Bei Privatfahrten reichen die gefahrenen Kilometer (siehe "Checkliste Fahrtenbuch" unten).

Der steuerpflichtige Privatanteil wird anhand der gesamten Autokosten und des Verhältnisses der laut Fahrtenbuch beruflich und privat gefahrenen Kilometer errechnet. Überlässt der Arbeitgeber seit Jahresanfang ein Elektro- oder Hybridauto, fließt in die Fahrzeugkosten nur der halbe Anschaffungspreis oder die Hälfte der Leasingraten ein. Auch hier addiert der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil zum Gehalt und zieht von der Summe Lohnsteuer und Sozialabgaben ab.

Fahrtenbücher dürfen elektronisch, per USB-Stick oder Smartphone-App geführt werden. Die nachträgliche Änderung der Daten muss aber technisch ausgeschlossen sein. Eine Excel-Liste oder besprochene Kassetten scheiden daher aus (FG Köln, Az. 10 K 33/15). Erkennt das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht an, besteuert es nachträglich nach der Ein-Prozent-Methode.

Wenn der Arbeitnehmer eine Zuzahlung zum Kaufpreis oder zu den Leasing­raten seines Firmenwagens leistet, lässt das Finanzamt eine Minderung des Sachbezugswerts im Zahlungsjahr und den Folgejahren zu, bis der Betrag rechnerisch verbraucht ist. Das Finanzgericht Niedersachsen hat allerdings mit Urteil vom 16. April 2018 (Az. 9 K 162/17) entschieden, dass die Sonderzahlung gleichmäßig auf die Nutzungszeit des Fahrzeugs verteilt werden darf. Das kann steuergünstiger sein - zum Beispiel für Minijobber. Wie genau gerechnet wird, muss der Bundesfinanzhof in zwei anhängigen Revisionsverfahren (VI R 18 und 19/18) entscheiden. 

Checkliste Fahrtenbuch:

• Führen Sie das Fahrtenbuch lückenlos und zeitnah.

• Stellen Sie sicher, dass auch Familienangehörige ihre Fahrten aufzeichnen, wenn sie den Wagen nutzen.

• Zeichnen Sie alle Fahrten getrennt nach Berufs- und Privatfahrten auf.

• Bei Betriebsfahrten müssen Datum, Ziel, Zweck, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt sowie die Namen der aufgesuchten Geschäftspartner oder Mandanten vermerkt sein.

• Freiberufler können sich um die geforderte Namensnennung ihrer Mandanten nicht mit einem Hinweis auf bestehende Schweigepflichten drücken.

• Elektronische Fahrtenbücher akzeptiert das Finanzamt nur, wenn nachträgliche Manipulationen technisch ausgeschlossen sind oder protokolliert werden. Moderne Geräte nutzen das Tachosignal oder sind mit einer Satellitenortung (GPS) ausgerüstet und speichern automatisch Datum, Uhrzeit und Kilometerstand. Den Zweck der Fahrt und den Kunden muss der Unternehmer selbst eintragen.

• Bei Privatfahrten müssen nur die gefahrenen Kilometer eingetragen werden.

• Wer nur nebenbei ein Gewerbe ausübt, trägt seinen täglichen Weg zum Arbeitsplatz als Privatfahrt ein.